Optimiser vos voyages d’affaires

Ou comment transformer une dépense en bon investissement.

De nos jours, la meilleure stratégie de développement des affaires implique nécessairement que vous deviez faire des déplacements, car si la technologie, spécifiquement les vidéoconférences, est une très bonne stratégie de communication interne, il n’en demeure pas moins que l’impact des rencontres directes avec les clients reste indispensable pour créer des liens authentiques de confiance, en particulier pour les Startups et les PME qui ont besoin de mieux se faire connaître. Et pourquoi ne pas profiter de ces voyages d’affaires pour comprendre la culture et le contexte dans lequel évoluent ces partenaires d’affaires. Pour bien maximiser ces déplacements nécessaires, il existe plusieurs trucs, dont :

• S’assurer d’obtenir le plus de rencontres possible en contactant le plus de clients potentiels avant votre départ;
• S’assurer d’un agenda bien rempli;
• S’assurer d’optimiser le déplacement en fonction du décalage horaire;
• S’assurer d’être bien préparé .
• S’assurer d’avoir des présentations bien rodées, claires et précises;
• S’assurer que chaque minute soit optimisée : la réservation, le temps passé à l’aéroport, le vol et l’expérience hébergement;

Tous ces facteurs jouent un rôle crucial pour que vous puissiez atteindre le maximum de résultats lors de votre déplacement. Voici donc une liste de ce que vous devez absolument considérer comme primordial avant votre départ pour un voyage d’affaires réussi.

Regrouper vos déplacements

Avec une planification serrée qui permet de réduire vos dépenses tout en maximisant votre temps, il est possible de faire deux ou trois petits déplacements consécutifs plutôt que plusieurs allers-retours sur une longue période. En effet, plusieurs compagnies aériennes offrent des billets multidestinations qui vous permettent de vous arrêter pendant plus d’une journée, et ce, à des prix très avantageux. De plus, cette manière de voyager offre un avantage considérable, car elle vous permet bien souvent de minimiser les effets du décalage horaire. Demandez des informations à votre agent de voyages sur ces programmes.

La carte NEXUS

Si vous êtes de ceux qui doivent souvent visiter nos cousins américains, adhérer à NEXUS vous permettra de gagner un temps considérable. Conçue pour accélérer le passage aux frontières, cette carte vous donne accès à des lignes de contrôle et à des postes automatisés pour les arrivées par voies aérienne, terrestre et même maritime. C’est donc conjointement que les services frontaliers canadien et américain ont établi ce système pour désengorger les postes douaniers. NEXUS au Canada et GLOBAL ENTRY aux États-Unis, ces cartes sont accessibles aux personnes à faible risque. Pour tout savoir de ces services :
https://www.cbsa-asfc.gc.ca/prog/nexus/menu-fra.html.

Minimiser vos bagages

Un truc que de plus en plus de voyageurs d’affaires ont adopté est de voyager léger. En évitant d’être obligé de faire la file pour enregistrer vos bagages, vous sauverez alors un temps considérable que vous pourrez user à meilleur profit. Même chose pour le temps épargné lors des connexions serrées et à l’arrivée à destination. De plus, si vous êtes porté à voyager plusieurs fois en de courts laps de temps, ou encore si vous devez partir, mais ne savez pas trop quand, il est fortement suggéré d’avoir une valise prête en tout temps. Celle-ci contiendra tous vos indispensables (sous-vêtements-chargeurs-médicaments-etc…) et donc, la veille de votre départ, vous n’aurez qu’à y ajouter les habits dont vous aurez besoin (housse avec complets, chemises et cravate ensemble de voyage confortable et polyvalent qui s’agencent-etc).

Le bon siège

Évidemment, si votre budget le permet, la classe affaires est le choix à faire, surtout pour les longs courriers de nuit, car les sièges se transforment en lits, ce qui est garant d’un sommeil réparateur, d’un service attentionné en plus de s’assurer de l’embarquement et du débarquement prioritaires. De plus, l’espace en classe affaires se prête parfaitement au travail et à la concentration. Si toutefois votre budget est plus limité, vous pouvez opter pour une classe affaires seulement sur votre vol aller, en direction de votre destination. Par exemple, si vous devez voyager en Europe, un vol en classe affaires de nuit vous permettra d’arriver frais et dispo à destination tandis qu’un retour en classe économique de jour se fera plus aisément. Une autre alternative est la classe économique « premium » maintenant offerte par de nombreux transporteurs aériens. Les avantages de cette classe de service sont que tous les sièges sont situés à l’avant de la cabine, donc vous assure un débarquement rapide, et vous avez plus d’espace pour les jambes, le service de repas est plus rapide et/ou des collations en extra. Enfin, si vous devez vous contraindre à la classe économique, sachez que l’emplacement de votre siège peut faire toute une différence, par exemple, si le vol est court, optez pour les sièges couloirs, près du devant de la section, pour vous permettre de descendre rapidement. Pour plus d’espaces pour les jambes, les sièges des premières rangées, derrière les cloisons, sont à privilégier et de plus, ces endroits sont souvent les plus tranquilles. Par contre, il n’y a que le porte-bagage situé au-dessus du siège pour vous permettre de ranger vos effets personnels. Les sièges près des issus de secours offrent aussi plus de place pour les jambes, mais ces endroits sont beaucoup plus bruyants. Maintenant, hublot ou couloir, qu’elles sont les meilleurs sièges? Si vous voulez profiter de votre temps de vol pour faire un somme, vous opterez pour un siège fenêtre, car en plus d’être propice au sommeil, il vous assurera de ne pas vous faire déranger par votre voisin qui doit se lever. Par contre, les sièges couloirs offrent une plus grande liberté pour vous déplacer, vous dégourdir les jambes et vous assurer de sortir plus rapidement de l’appareil. N’oubliez pas de communiquer à votre agent de voyages vos préférences, il s’efforcera de respecter vos souhaits pour vos réservations à venir.

©Air France

Abonnez-vous aux programmes de fidélisation

Et tant qu’à voyager, pourquoi ne pas tirer profit de chaque déplacement avec les cartes de fidélisation. Du côté aérien, les programmes vous donnent droit à des primes appréciables pour le transport, les nuitées à l’hôtel, la location de voiture en plus des cadeaux. Il est de plus fortement suggéré de consolider vos voyages avec un transporteur ou ses affiliés, ce qui vous donne rapidement accès à un statut de voyageur assidu et donc, des avantages de plus comme embarquement et débarquement prioritaires, accès aux salons, à des bagages supplémentaires et même à un statut prioritaire sur les listes d’attente. Même son de cloche pour les programmes de fidélisation des entreprises de location de voitures et ceux des chaînes hôtelières. Et évidemment, payer tous vos achats avec une même carte de crédit pour vous assurer d’accumuler des points échangeables en primes voyage. Et saviez-vous que le fait de posséder le statut de voyageur assidu avec certaines cartes vous octroie d’autres avantages? Vous pourrez accéder à certains salons où vous pourrez travailler grâce à l’accès au WIFI ou encore tout simplement boire, manger ou vous reposer et dans certains cas, vous pourrez même vous y doucher. Si vous devez profiter de votre temps à l’aéroport pour une rencontre, sachez que moyennant un prix minime, vous pourrez même y inviter des collègues, des partenaires d’affaires et même les membres de votre famille voyageant avec vous.

Séjournez au même endroit

Le fait de devenir « un régulier » dans un établissement hôtelier vous assurera un service plus personnalisé, des sur classements, des extras comme une chambre avec vue par exemple, et même parfois un petit-déjeuner gratuit. Sachez également que si vous venez régulièrement au même hôtel, le personnel se fera un plaisir de garder pour vous, en consigne, un sac contenant une trousse de toilette, des chaussures de courses ou tout autre chose que vous estimez utile, mais dont vous ne voulez pas vous encombrer à chaque voyage. Et surtout, vous vous sentirez reçu comme un ami chaque fois que vous serez de retour dans un établissement que vous visitez régulièrement.

Survivre au décalage horaire

Le meilleur moyen de contrer le décalage horaire est certainement de fonctionner à l’heure locale de votre destination dès votre départ. Résister à faire une sieste pour ne se coucher qu’à l’heure habituelle transposée au nouveau fuseau horaire aide l’horloge interne à s’adapter. Faire une longue promenade à la lumière naturelle, qui a l’avantage d’influencer les cycles circadiens en gardant l’organisme en mode éveil, prendre un bon lunch ou faire une réunion sur une terrasse extérieure pour profiter de l’air frais, s’offrir une bonne session d’entraînement au gym ou à la piscine de l’hôtel pour bénéficier de la production d’endorphine et de son effet énergisant, ce sont tous de très bons moyens pour remettre les pendules à l’heure.

Connecté partout et en tout temps

Le monde des affaires nécessite une connexion en tout temps, peu importe le pays dans lequel vous devez vous rendre. Il est donc prudent de toujours avoir au moins deux et même trois adaptateurs universels avec vous, car les hôtels n’en fournissent pas toujours. Un sera à coup sûr dans votre valise, le second dans votre bagage à main ou votre attaché-case et, le cas échéant, le troisième dans la voiture. Pour le cellulaire, il est plus profitable de voyager avec un téléphone déverrouillé, avec une carte SIM avec forfait prépayée de votre destination. Quant aux documents dont vous aurez besoin, livres, vidéos ou autres, il est préférable de tout télécharger avant votre départ, vous épargnerez ainsi les surcharges.

Bleisure

Une contraction entre les mots business (affaires) et leisure (loisir). Maintenant que vous avez appris à gagner du temps, comment l’utiliser à bon escient? Eh! Bien le mieux serait de vous offrir quelques heures de liberté, voire même une journée ou un week-end, pour vous familiariser avec la culture des gens que vous rencontrez, pour découvrir de nouveaux produits et services et ainsi vous donner de nouvelles idées. Vous vous rendrez compte que cet exercice vaut beaucoup mieux qu’un travail en recherche et développement. Une autre tendance observée ces dernières années est la façon qu’à trouver les voyageurs d’affaires pour mieux concilier travail-famille, ils se planifient quelques jours de congé à la fin de leur voyage et font venir leur famille pour profiter de quelques jours de répit avant le retour à la maison.